Ter uma gestão correta e transparente passou a ser o foco, não só nas empresas, mas no dia a dia das pessoas. É nesse contexto que surge a importância do compliance condominial.
No setor empresarial, a transparência tem se tornado a regra em companhias que querem agir dentro da legalidade e evitar problemas de natureza jurídica e fiscal. E o mesmo começa a valer para o setor público.
Mas o que isso tem a ver com a administração de condomínios? Tudo! Afinal, em um empreendimento, seja ele corporativo ou residencial, o síndico deve lidar e manejar os recursos coletivos, angariados com a colaboração de todos os condôminos, agir em consonância com os interesses da comunidade.
Além disso, precisa lidar com questões trabalhistas, tributárias, ambientais, etc. Ou seja, na administração do condomínio, é necessário transparência, lisura e ética, alguns dos pilares do compliance. Neste post, confira o que é compliance condominial, por que é importante e como implantá-lo na prática. Acompanhe!
O que é compliance condominial?
Compliance é uma palavra que deriva do verbo em inglês to comply, que significa, basicamente, estar e agir em conformidade com a regra e a lei.
Quando nos referimos ao compliance condominial, estamos falando de agir de acordo com o que determina a legislação, a convenção do empreendimento e a ética na gestão, seja em relação a funcionários, condôminos ou fornecedores.
Por que o compliance condominial é importante?
O síndico é responsável por manejar diferentes recursos e lidar com questões sensíveis e complexas que envolvem os condôminos, seus colaboradores e o próprio empreendimento. E é aí que podem ocorrer desvios de conduta.
Exemplo: de acordo com levantamento recente do Sindicato dos Condomínios Residenciais e Comerciais do Distrito Federal, o número de fraudes cometidas por síndicos aumentou 13% somente entre 2017 e 2018.
Entre os principais casos, estão práticas como desvio de verbas, superfaturamento de obras, contratação de empresas mediante pagamento de vantagens e até mesmo síndicos que desapareceram com o dinheiro que havia no fundo de reserva do condomínio.
Nesse contexto, fica clara a importância da introdução de práticas de compliance na gestão condominial. Vale destacar que, por mais que o síndico seja honesto, é fundamental contar com processos internos que garantam mais transparência e ética no manejo do bem comum.
Como implantar o compliance condominial?
A implementação de um sistema de compliance no condomínio vai depender das características e da realidade de cada empreendimento.
No entanto, antes de considerar o uso de softwares ou ferramentas específicas que ajudem nessa tarefa, o primeiro passo é trabalhar para adequar a cultura do condomínio ao compliance, padronizando processo e garantindo sua efetividade.
O que é necessário para implantar o compliance condominial:
Interesse do gestor
Para que se tornem realidade, é fundamental que o síndico ou administrador entendam a importância das práticas de compliance e os resultados que elas podem trazer para o condomínio.
Realidade do condomínio
Cada empreendimento tem suas particularidades. Por isso, antes de implantar a compliance condominial, o síndico deve identificar as situações do seu condomínio que sejam mais propensas a delitos e desvios.
Manual de boas práticas
Nenhum sistema de compliance funciona sem a participação de todos: síndico, condôminos e funcionários. Cabe ao gestor utilizar as informações que conseguiu no passo anterior para criar um manual de boas práticas que atenda os diferentes públicos do condomínio.
E isso envolve desde o treinamento e conduta dos funcionários até as formas com que os condôminos devem prosseguir em caso de queixas e insatisfações.
Comitê gestor
O compliance condominial deve ser aplicado a todos, e isso passa pelo síndico. As boas práticas de gestão devem ser controladas e monitoradas por outros agentes internos do empreendimento. Para isso, é recomendada a criação de um comitê gestor, que vai garantir que as melhores práticas estão sendo adotadas e que o regimento interno e a lei estão sendo seguidos.
Comunicação
Outro passo importante para a implantação do compliance condominial é a imparcialidade na comunicação. Isso significa que o síndico deve evitar a informalidade ao lidar com queixas dos condôminos e agir de modo impessoal na gestão de assuntos que digam respeito a funcionários e conflitos internos.
Uma das maneiras de garantir a formalidade necessária é a criação de canais anônimos, em que tanto colaboradores quanto condôminos possam registrar suas queixas e dar feedbacks sobre a situação do condomínio e a atuação do síndico.
Transparência
A transparência é um dos pilares do compliance, e no condomínio isso não deve ser diferente. Por isso, o síndico deve facilitar o acesso e o acompanhamento dos condôminos de todos os processos que digam respeito à coletividade, como licitações, andamento de obras, relacionamento com fornecedores etc.
Para garantir que todos esses processos sejam transparentes desde o início, eles devem ser regidos de acordo com procedimentos pré-aprovados pelos condôminos e pelo comitê gestor.
Tecnologia e compliance
As novas tecnologias proporcionam a síndicos e administradoras ferramentas que facilitam a aplicação do compliance condominial e reduzem a possibilidade de atos de corrupção e desvios de conduta de todas as partes.
Desde softwares de gestão específicos para condomínios até soluções que automatizem o dia a dia do empreendimento, como a portaria remota e assembleia virtual, as inovações são um passo importante para a imposição de práticas mais éticas, morais e legais.
FONTE: https://vivaocondominio.com.br/ptype_news/compliance-condominial-o-que-e-importancia-e-como-implantar/