A.G.O. - ASSEMBLEIA SEM ERROS

Há diversas medidas que podem ser tomadas com antecedência, para ajudar a assembleia a andar sem problemas antes, durante e depois da mesma. Não é sempre que a mesma precisar ser tumultuada e terminar em discussão ou mesmo briga.  

É lei: todos os condomínios devem contar com uma AGO (Assembleia Geral Ordinária) uma vez por ano. A maioria das convenções estabelece que esse encontro deve ocorrer no primeiro trimestre do ano. Geralmente essa é a época escolhida para a realização da única assembleia obrigatória do condomínio.

“Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.

 § 1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.

 § 2o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.”

Veja quais medidas tomar para que a assembleia transcorra com tranquilidade:

– Definição das pautas a serem discutidas

Uma estratégia muito disseminada no mercado é aliar votações que pedem quórum específico com a escolha das vagas de garagem, porém essa não é uma boa saída.

“Isso porque uma pauta longa, com muitos itens, demanda muito mais tempo de discussão – o que pode prolongar mais do que o necessário a assembleia. Se o assunto permitir,  vote-o em uma assembleia extraordinária”, ensina.

É importante também ressaltar que, de acordo com cada convenção, alguns assuntos só podem ser discutidos em A.G.O.. Nesse caso, é fundamental municiar o máximo possível os moradores com informações pertinentes sobre tudo que será abordado.

– Envio prévio do material

Estar preparado para a assembleia não é responsabilidade só do síndico, mas de toda a comunidade condominial. Mas, para que isso aconteça, é fundamental que o gestor envie com antecedência todo o material.

“Depois de enviada a convocação, eu costumo ir mandando, de forma parcelada, os materiais envolvidos na votação. Então, envio, uma semana depois da convocação, as contas do período a serem aprovadas, por exemplo. Depois mando os materiais referentes às obras que possivelmente faremos, assim como a previsão orçamentária”, ensina o síndico profissional Nilton Savieto.

Dessa forma, os condôminos já chegam bem informados para a assembleia, evitando questionamentos e “surpresas” desnecessárias.

Nilton também aposta no diálogo entre o envio desses materiais e o dia da assembleia. “Vou tirando todas as dúvidas que possam surgir. Consigo, assim, que as discussões sejam menos acaloradas e que tenhamos mais espaço para debates saudáveis”, afirma ele.

-Texto da convocação

Um item que deve ser extremamente cuidado é a convocação de assembleia e seu texto.

O mesmo deve observar o que pede a convenção, respeitando os prazos estabelecidos nesse documento, por exemplo.

Isso porque uma convocação que esteja mal redigida, ou que vá contra o que pede a convenção, pode ser anulada judicialmente no futuro.

– Escolha da data

Uma A.G.O. cheia é o desejo de muitos síndicos, certo? E para que isso aconteça, até a escolha da data pesa.

 

A antecedência mínima quem dita é a convenção do condomínio, mas é possível mandar a convocação antes do que está no documento.

O horário também é importante. Há de se pensar que os condôminos já devem ter chegado em casa.

Por volta das 19h, 20h, se a pauta não for muito extensa.

– Eleição da mesa diretora:

 

Escolher secretário e presidente da mesa é um assunto de extrema importância. Devem ser pessoas capazes de conduzir a assembleia de forma democrática mas ao mesmo tempo firme, evitando que os assuntos se atropelem e se percam ao longo do caminho.

É importante também que quem ocupe essas posições esteja familiarizado com as regras do condomínio.

A mesa diretora também é responsável por dar a palavra aos presentes, durante a assembleia.

“Todos têm direito de falar e de ter sua fala registrada em ata. Quem estiver à frente da assembleia deve conhecer isso e assegurar que isso aconteça”, alerta Marcio Spimpolo.

-Checagem das procurações

Como vimos na notícia da briga da assembleia dessa semana, portar procurações pode ser um problema e tanto em assembleias.

É importante checar, antes de qualquer coisa, o que pede a convenção condominial sobre o tema: síndico e conselheiros podem portá-las? Existe a necessidade de firma reconhecida? Há um número máximo de procurações que uma pessoa pode apresentar?

Além disso, deve-se saber o que consta em cada documento. Ele apresenta um voto específico ou o portador pode votar conforme a sua preferência? A pessoa que deu a procuração está em dia com o condomínio?

Tudo isso deve ser levado em conta conforme a assembleia acontece – principalmente durante as votações.

– Ordem dos assuntos a serem discutidos

A ordem do que será discutido em assembleia já deve constar na convocação – e a mesma deve ser respeitada.

Outra dica é, logo no começo da assembleia, combinar um período de tempo para o debate de cada assunto. Se a maioria concordar, fica mais fácil lidar com objetividade com cada assunto.

É claro que perguntas não podem ficar sem resposta durante a assembleia- o encontro é principalmente para isso, tem realmente esse caráter informativo. Essa prévia disposição, porém, ajuda a comunidade a manter a maioria focada na resolução das discussões.

– Redação da ata

A ata deve refletir o que aconteceu naquela assembleia. Não deve ser extremamente detalhista e nem generalista demais. Também deve conter as falas dos condôminos que participaram e pediram para ter suas opiniões registradas no documento.

Justamente por ser um retrato da reunião, é importante que ela seja fiel aos fatos.

– Envio da ata

A ata deve ser enviada dentro do prazo legal estipulado pela convenção do condomínio.


FONTE: https://www.universocondominio.com.br/a-g-o-sem-erros/